Criterios generales para la selección

La toma de decisión que supone la selección de los materiales se regirá por los siguientes criterios, complementarios entre sí y que se deberán tener en cuenta en la evaluación de la colección:

• Contenido temático
• Actualización de la materia
• Adecuación a la colección
• Completar colecciones
• Previsión de uso 
• Necesidades y peticiones de la comunidad universitaria
• Prestigio del autor y de la editorial
• Valores bibliográficos
• Lengua de publicación
• Formatos disponibles
• Reseñas publicadas
• Calidad de la edición
• Encuadernación

Cobertura cronológica

La documentación en curso será fundamental en la adquisición. También serán necesarias las compras retrospectivas de  obras clásicas, autores significativos u obras que permitan completar  la colección. También pueden adquirirse periodos retrospectivos debido a modificaciones en los programas, puesta en marcha de nuevos cursos o redefiniciones de campos de investigación.

Areas  geográficas

Por lo que respecta a la elección de la cobertura geográfica en cuanto a contenidos se priorizará atendiendo el siguiente orden, aunque este puede variar en el desarrollo de materias concretas:

Prioridad A España
Prioridad B Europa y  Latinoamérica
Prioridad C Estados Unidos
Prioridad D Otros países

Lengua de publicación

La lengua prioritaria para la adquisición es el español, seguido del inglés y otras lenguas como francés, alemán, italiano o portugués, en proporción  variable según las disciplinas. 

Formas de Adquisición

Compra
 
• En firme

Es la forma prioritaria de la adquisición de monografías y materiales especiales. 
 
• A examen

La Biblioteca tiene acuerdos con proveedores para que estos proporcionen novedades editoriales a examen que permanecen en las estanterías de las secciones de proceso de los diferentes centros durante un tiempo determinado. Los coordinadores de área o profesores autorizados para ello seleccionan los libros de su interés que son adquiridos por la biblioteca. Los no seleccionados se devuelven al proveedor. Puede ser una fuente de selección para la propia Biblioteca.

Una variedad es la posibilidad de seleccionar en las propias librerías. Si la selección la realiza el personal docente, deberá contar con la autorización de su coordinador de área y la verificación de la Biblioteca previo envío del material.

En el caso concreto de bases de datos y recursos electrónicos en general, la prueba a examen consiste en el acceso en prueba durante un tiempo limitado a la Biblioteca para su análisis. 

Approval Plan

La Biblioteca estudiará iniciar esta forma de adquisición dada las ventajas que ofrece en el desarrollo de las colecciones en bibliotecas.

Approval plan es un sistema de compra ampliamente utilizado en las bibliotecas anglosajonas que consiste en el envío por parte de los proveedores  de las novedades bibliográficas en una disciplina o parte de la misma de acuerdo a un perfil  exhaustivo definido previamente por la Biblioteca y los coordinadores de área.  Definido este perfil, los proveedores envían información continua sobre los títulos publicados, con objeto de que la Biblioteca confirme  su adquisición. Este perfil está sujeto a variaciones con el fin de adaptarse a los cambios en las materias de interés de la Biblioteca. El objetivo es que el Approval plan se ajuste de tal manera al desarrollo de la colección de la materia que la Biblioteca adquiera al menos un  95% de la selección. El perfil que defina la Biblioteca tendrá en cuenta aspectos como materias, profundidad de las mismas,  tipo de publicación, formatos, cobertura cronológica, lengua y otros criterios que se estimen de interés. 

Pedidos abiertos

Los pedidos de suscripción (o standing orders)son un tipo de pedidos permanentes con el proveedor revisables anualmente. Este tipo de pedido se utiliza básicamente  para la adquisición de documentos que requieren una continuidad.  El desarrollo de este tipo de pedidos permite al bibliotecario realizar una previsión presupuestaria y  asegurarse la actualización constante de la colección además del consiguiente ahorro de tiempo y costos en la ejecución de los pedidos. El tipo de material susceptible de aplicar los pedidos de suscripción son todas las publicaciones seriadas y las colecciones monográficas de determinadas editoriales.

• Concurso de revistas y Bases de datos

La Ley de Contratos del Estado obliga a las instituciones a convocar en concurso público el suministro de todas aquellas compras por un valor superior a 12.020,24 € (2.000.000 ptas.). Esto supone en la práctica que la Biblioteca realice concursos para la adquisición de revistas tanto españolas como extranjeras y bases de datos. 

Este procedimiento supone una concentración necesaria de los proveedores, que simplifica notablemente los procedimientos de gestión y control. También permite una mejora significativa de los precios y el acceso a servicios de valor añadido.

La donación es una forma de adquisición gratuita en la Biblioteca pero el proceso del material para su puesta a disposición del público implica una serie de costes en recursos humanos y problemas de almacenamiento, por lo tanto se hace necesario establecer unas condiciones mínimas para la aceptación de donaciones. En cualquier caso la Biblioteca se reserva el derecho de aceptar o rechazar  una donación.

En los dos centros de documentación especializados, CDE y ONU,  la mayor parte de su colección se debe a donaciones institucionales.

Sería deseable establecer la obligatoriedad de que los docentes de la Universidad donasen a la Biblioteca al menos 1 ejemplar de lo que publiquen. 

Las donaciones que recibe la Biblioteca pueden clasificarse según el tamaño ya que recibirán un tratamiento diferente por parte de la institución. Para las grandes donaciones el procedimiento será el siguiente:

• La Institución o particular que quiera realizar una donación debe proporcionar a la Biblioteca una información mínima sobre el contenido, historia, volumen y cronología del material. 
• La Biblioteca emitirá un informe elaborado con la colaboración del personal bibliotecario competente en las materias de la donación,  que debe tener en cuenta su utilidad dentro de la colección, el espacio disponible en la Biblioteca y sopesar el valor de la donación y el costo que supone el proceso técnico que se debe realizar. Este informe será favorable o desfavorable y se presentará al  Vicerrector de Infraestructuras, de quien depende la Biblioteca, que previa consulta en Comisión de Biblioteca remitirá si lo cree oportuno, a la Comisión de Gobierno.
• La Institución o particular que realiza la donación entregará a la Biblioteca los instrumentos  de descripción bibliográficos que tenga disponibles (catálogos, listados) con el fin de facilitar la integración del fondo en la Biblioteca de la Universidad.
• Las donaciones se aceptan con el acuerdo de que el material donado pasa a ser propiedad legal de la biblioteca que puede organizar, mantener y utilizar este fondo como considere oportuno. Los fondos se integrarán dentro de la colección y estarán disponibles para su uso y préstamo como cualquier otro material
• En el caso de donaciones de colecciones  que tengan condiciones especiales de almacenamiento y uso  dichas condiciones deberán ser aprobadas por los Organos competentes.
• No existe un compromiso de mantener la donación de forma unitaria,  salvo casos excepcionales


Por otra parte, las donaciones que se reciben habitualmente,  son de dos tipos:

• Espontáneas o no solicitadas por la Biblioteca, procedentes de particulares, Instituciones o servicios de la Universidad que llegan sin regularidad y sin posibilidad por parte del bibliotecario de seleccionar el material hasta su llegada.  Es necesario que la Biblioteca conozca  previamente la intención de envío y contenido de dichas donaciones. De esta forma, la Biblioteca podrá  decidir anticipadamente el interés de  incorporar el fondo donado, tomando en consideración, entre otros, el interés expresado por el donante, especialmente si es de la Universidad, de que los fondos se incorporen en la Biblioteca. 
• Solicitadas por la Biblioteca básicamente a organismos públicos o privados de todo o parte  de su producción editorial y que su por contenido o por estar fuera del circuito comercial del libro resultan interesantes para el incremento de la colección.

Para las donaciones referidas anteriormente la Biblioteca tiene un convenio  de actuación establecido para su proceso técnico. El personal de PIE (Proceso e Información Especializada) realiza un primera clasificación del material:

• Urgente: este material  recibe el mismo tratamiento que el material ingresado por compra.
• Interesante: el material se precataloga. Se encuentra disponible en el Opac y para préstamo previa petición pero no está integrado en las estanterías de libre acceso.
• Descartable con tres grupos:
• Donación a otra sucursal de la Biblioteca que esté interesada en ese fondo 
• Material  susceptible de ser donado a otras Instituciones 
• Destrucción del  material no aprovechable por estar obsoleto o dañado


En el caso específico de las publicaciones periódicas, el procedimiento a seguir es el siguiente:

• El título forma parte de la colección,  se buscará completar con la donación  recibida años o números no existentes
• No formase parte del catálogo, hay dos casos:
• Si son números sueltos, se descartan para destrucción
• Si es una colección completa: la Biblioteca en colaboración con el PDI especializado en la materia decide su incorporación.

El canje representa otro procedimiento de adquisición que afecta a sólo revistas ya que desde enero del 2001,los documentos de trabajo ya no se canjean  por estar disponibles a texto completo.

En el caso de las revistas, la Biblioteca mantiene dos tipos de canje:
 

Ejemplares duplicados, a través de su intercambio, la Biblioteca busca completar su colección. 

Revistas en curso, publicadas por la propia Universidad procedentes de donaciones o compra de múltiples ejemplares pactada con determinadas editoriales,  que permite mantener acuerdos de canje con numerosas instituciones.

El procedimiento técnico del canje está centralizado en la Hemeroteca de la Biblioteca de CCSSJJ. La propuesta de establecer el intercambio surge habitualmente del  propio Departamento que colabora en la revista aunque también puede provenir de Instituciones externas, que se dirijan bien a la Biblioteca, bien al organismo editor de la revista. En todos los casos el canje se pone en marcha previa consulta con los Departamentos, Institutos, etc…

Para que la política de canje funcione es necesario poner en marcha:
 

Proyectos cooperativos que permitan  identificar y hacer accesibles  la oferta de duplicados de las bibliotecas y habilitar y normalizar las formas de envío.

Es importante determinar en todos los casos un perfil de las instituciones susceptibles de ser destinatarios o suministradores de documentos.

La Biblioteca cuenta con 5 títulos de revista para usarlos en concepto de canje, e incorpora a cambio 151 títulos, que representan un 10,3% de las revistas que se reciben en la actualidad. 

En estos momentos se realiza canje con revistas de las áreas de Humanidades y Económico-Jurídica. Sería interesante poder disponer de títulos propios del área Científico-Técnica con objeto de incentivar este tipo de incorporación de fondos en la Biblioteca Politécnica.

Los títulos que se utilizan como canje  son:
 

Revista de Historia Económica

Derechos y Libertades

Revista española de Derecho Internacional

Revista del Instituto Antonio de Nebrija

Semiosfera

Los depósitos son donaciones por un tiempo determinado de un fondo o colección. Presentan una serie de requisitos que se formalizan en un acuerdo sobre utilización e instalación de los fondos en la biblioteca depositaria, transcurrido el tiempo se procede a una renegociación  para una posible permanencia o devolución de los fondos. En la Biblioteca de la Universidad los depósitos realizados son del Instituto de Ciencias Jurídicas y del Centro de Estudios Constitucionales.

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