PROGRAMA
GENERAL DE GESTION DE LA COLECCIÓN DE LA
BIBLIOTECA
DE LA UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID
FEBRERO
2002
POLÍTICA
DE EXPURGO
|
Por
qué
Las
colecciones de la biblioteca universitaria tienen como característica
primordial el estar sometidas a continuos cambios: variación
de los planes docentes y de investigación, cambio de los intereses
de la comunidad universitaria, obsolescencia de las materias y deterioro
de los materiales con el uso.
Por
eso, es importante que en el desarrollo de las colecciones universitarias
se dé un lugar muy especial al expurgo, como operación complementaria
a la selección y consecuencia directa de la evaluación de
la colección que nos permitirá tener una colección
relevante, accesible, atractiva y útil para los usuarios.
Es
necesario que se determinen claramente los principios y políticas
referentes al expurgo en la Biblioteca, tal y como se han definido para
la selección.
Objetivos
a conseguir:
-
Aislar
el material obsoleto y que ha dejado de interesar a los usuarios.
-
Lograr
mayor espacio para nuevas adquisiciones
-
Incrementar
el uso, al hacer más atractivas las estanterías
-
Detectar
los materiales dañados que requieran ser reparados, repuestos o
descartados
-
Que el
usuario perciba que la colección es suficiente y actualizada
Las
acciones derivadas del expurgo son:
-
Retirada
y reubicación del material en depósito cerrado
-
Donación
-
Canje
-
Destrucción
-
Sustitución
(nueva adquisición en el mismo o diferente formato)
-
Medidas
de conservación (encuadernación, digitalización…)
Cuando
se trate de ejemplares múltiples, se podrán realizar distintas
acciones sobre ellos.
En
la donación de ejemplares de una biblioteca de centro se estudiará,
en primer lugar, si el ejemplar puede interesar a otra de las bibliotecas
de centro, antes de enviarlo a donar a otras bibliotecas.
El
canje sólo es aplicable a publicaciones periódicas, ya que
desde el año 2001, los documentos de trabajo, que también
se canjeaban, están disponibles en formato electrónico a
través de Internet.
Todo
cambio que se produzca en nuestra colección fruto del expurgo
(
ejemplares dados de baja, relegados, enviados al encuadernador…), debe
reflejarse en el Catálogo, con el objeto de poder obtener
estadísticas de la deselección efectuada.
Excepciones
al expurgo:
-
Material
considerado básico en bibliografías especializadas de una
materia
-
Items
seleccionados como imprescindibles por la Facultad
-
Fondos
considerados como “clásicos” por los bibliotecarios, valiosos para
mantener la integridad de la colección.
-
Historia
local y de la Universidad
-
Autores
de la Universidad
-
Colecciones
especiales : fondo antiguo, libros raros y curiosos.
-
Historia
de la aplicación de ciencia y tecnología
Responsabilidad
en el expurgo
Como
en la selección, la responsabilidad es compartida entre el personal
bibliotecario y el personal docente e investigador también especialista
en la disciplina a analizar.
La
Biblioteca proporcionará los datos sobre la colección, los
resultados derivados de la evaluación y las pautas generales para
realizar el expurgo. Los docentes especializados en la materia definirán
su opinión sobre la actualización, obsolescencia e interés
de las materias.
Criterios
generales
Los criterios generales que
se tomarán en cuenta para el expurgo son :
-
Obsolescencia
-
Uso
-
Espacio
-
Redundancia
-
Duplicados
-
Estado físico
-
Disponibilidad
Obsolescencia
Una colección desactualizada
dificulta el uso y frustra a los usuarios.
La desactualización
temática es variable dependiendo de las disciplinas, incluso, dentro
de una misma disciplina, las obras pierden su vigencia en diferentes momentos,
ya que en toda materia, podemos encontrar:
-
clásicos (obras básicas,
que no pasan de moda),
-
obras de vida media (grandes
compilaciones, obras críticas) y
-
documentos de corta vida, (investigaciones
con información que se desfasa con rapidez).
La decisión de expurgo
variará según el caso.
También el cambio
en programas académicos o de investigación
puede acelerar el proceso de obsolescencia. Es importante tener en cuenta
la fecha de publicación para la toma de decisiones.
Consideraremos que un título
es obsoleto y por ello, candidato a análisis para expurgo, cuando
aporta información desfasada y por ello, incorrecta en el momento
actual y carece de valor histórico o de investigación.
La obsolescencia de los formatos
se abordará en Preservación y Conservación.
Uso
La medida del no uso es un aspecto
fundamental en el expurgo. No es igual que un título ya no se use
(puede darnos la medida de obsolescencia o de cambio
de interés de los usuarios) que el que no se haya usado nunca (nos
llevará a plantearnos si la selección no fue acertada).
El dato del último
uso es relevante para la toma de decisiones, en combinación con
la fecha de su adquisición.
En líneas generales,
un material que no se haya usado en los 5 primeros años desde su
adquisición tiene una posibilidad de usarse de un 2 % y sería
objeto de análisis para expurgo. Ver 7. Evaluación
Espacio
La facilidad de acceso y el
aspecto atractivo de las estanterías es importante para el uso.
Fundamental para el libre acceso, es, además, dejar espacio suficiente
para el desarrollo inmediato y futuro de esa área. Dentro de la
planificación del desarrollo de colecciones es fundamental el cálculo
del incremento espacial por área de conocimiento, anual y con previsión
a medio plazo.
Redundancia
Cobertura de la información
en otras fuentes impresas o electrónicas más actualizadas
o más usadas puede ser un criterio relevante.
Duplicados
Es importante definir la política
de duplicados de la Biblioteca. En líneas generales, la Biblioteca
sólo dispondrá de un ejemplar en cada punto de servicio,
a excepción del fondo de docencia (manuales).
Como regla general, cuando
un título con múltiples ejemplares no se ha utilizado en
los 5 últimos años, se retirará del libre acceso,
y se conservará en depósito cerrado sólo 1 ejemplar,
siempre que haya ediciones posteriores. En el caso de que no haya ediciones
se mantendrá el ejemplar en libre acceso.
Estado
físico
Los materiales en malas condiciones
físicas dificultan el uso y distorsionan el aspecto general de la
colección.
Los documentos deteriorados
se retirarán del libre acceso:
-
se eliminarán sustituyéndolos
por un nuevo ejemplar (si existe, en edición más moderna)
siempre y cuando se tenga constatación de su uso e interés
-
se podrán tomar medidas
de conservación para que vuelvan a ser accesibles (encuadernación
o pequeñas reparaciones), siempre y cuando el coste de esta operación
sea más rentable que la reposición por compra o si no estuviera
disponible en el mercado. En líneas generales, si la encuadernación
no supera en 1/3 el precio de la compra, se podrá adoptar esta medida.
-
se podrá pensar en la
sustitución por otro soporte, si se entendiera que es la opción
más ventajosa en cuanto a la accesibilidad y precio.
En líneas generales,
la adquisición para sustituir estos ejemplares, nunca deberá
sobrepasar un 10-15% del presupuesto destinado a esa área de conocimiento.
Disponibilidad
Se valorará la existencia
de los mismos documentos en otras Bibliotecas, en especial, a las que nos
unan acuerdos de cooperación.
Algunas particularidades
sobre el expurgo:
-
Colección de Referencia
:
Como norma general, se tendrá
en libre acceso solamente la última edición disponible. En
el caso de que no existan ediciones anuales, se tendrá en cuenta
las siguientes pautas :
| Sólo
ultima edición
Disponible |
Revisar
cada 3 años |
Excepciones |
Observaciones |
| Enciclopedias |
|
|
|
| Diccionarios |
|
Dicc.
de lengua extranjera |
Se
podrá mantener la edición anterior |
| |
|
Dicc.
estudios históricos |
No
se retirarán |
| Diccionarios
técnicos |
|
|
|
| Textos
legales |
|
|
Ultima
edic. y reimpresiones |
| Normas |
|
|
|
| |
Directorios |
|
Se
buscará información actualizada en otro editor |
| |
Anuarios |
|
|
| |
Guías |
|
|
| Formularios |
|
|
|
| |
|
Repertorios
jurídicos y legislativos |
Son
acumulativos y no se retiran |
Si con fines de investigación
conservamos ediciones antiguas en fondo cerrado, de lo no actualizado sólo
se dispondrá de 1 ejemplar por edición (la última
reimpresión). En caso de disponer de versión electrónica
que cubra información descartada, podremos decidir no conservar
dicho material.
En todos los casos, hay que
arbitrar fórmulas buscando la colaboración de nuestros proveedores
para estar constantemente informados/suministrados de las últimas
ediciones.
-
Expurgo de la colección
de Manuales y Fondo Especializado :
Se realizará con los
datos obtenidos en la evaluación, y siguiendo los criterios generales
de expurgo :
-
Se aconseja revisar las monografías
de 5 años de antigüedad
-
Una monografía que no
se ha utilizado en los 5 últimos años es objeto de análisis
para expurgo: comprobar cuando ha dejado de usarse (y si se usó
alguna vez), si se ha dejado de recomendar en las bibliografías
(si es un manual), y por tanto, se ha trasladado su uso a otros títulos
de la misma materia.
-
Cuando la Biblioteca detecte
cambios sustanciales que afecten a una materia deberá revisar con
atención los títulos afectados, contando con la colaboración
del personal docente experto en la materia. Procederá a retirar
los que son obsoletos y los reemplazará por las nuevas ediciones
que recojan los cambios.
En cualquier caso, en depósito
cerrado sólo se mantendrá 1 ejemplar disponible de cada una
de las ediciones anteriores a la que está en libre acceso
2. Ocio y cultura
Las obras literarias (no
consideradas clásicos) presentan una problemática específica
ya que los criterios para su expurgo, exceptuando los de uso y estado de
conservación, son meramente subjetivos.
Serán facilmente
descartables los títulos que se repitan en distintas ediciones y
editoriales, seleccionando para expurgo las que carezcan de valor bibliográfico
o de estudio (sin prólogo, anotaciones críticas…. ).
-
Publicaciones periódicas
* Revistas
Relacionado directamente con
el proceso de evaluación previo y con la política de suscripciones
y cancelaciones que tenga la Biblioteca, en cuanto a dar de baja suscripciones
en curso.
Desde el punto de vista de
acciones el expurgo en revistas, suele centrarse en :
-
Relegación a depósito
también en libre acceso, determinado por fecha.
-
Canje de duplicados con otras
instituciones
-
Medidas de conservación,
y especialmente la encuadernación.
-
Sustitución en otro soporte.
Paso de papel a microficha o digitalización
-
El proceso de destrucción
queda limitado a la prensa diaria (nacional, se conserva sólo un
mes; extranjera, excepción …)
-
Otras publicaciones seriadas
-
Estadísticas
-
Documentos de trabajo
-
Memorias de empresas
Se conservarán en libre
acceso, a no ser que otro título o formato las englobe y podamos
sustituirlos. En caso de disponer de acceso electrónico, p.e. los
documentos de trabajo, se decidirá si conviene conservar la versión
anterior, en papel, en depósito cerrado.
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